직장인이라면 누구나 꿈꾸는 업무 효율성. 계획에 맞춰 업무를 하려고 마음먹지만 변수라는 놈에 매번 당하고 만다. 하지만 걱정은 접어 둬라. ‘효율적으로 일할 수 있는 방법과의 숨바꼭질은 이제 그만!’을 외치는 무서운 놈(?) RPA(Robotic Process Automation: 로봇 프로세스 자동화)가 나타났다. 이 기술을 접목, 반복 업무를 자동화하면 놀라운 일이 벌어진다고. CJ ENM 오쇼핑부문 RPA 담당자들을 만나 직접 물어봤다.
CJ ENM의 일당백은 누구?
2019년 1월, CJ ENM에서는 주 52시간 근로제의 도입과 업무의 효율성을 위해 RPA를 도입했다. 사내 스마트 오피스를 구현을 목적으로 도입한 RPA 즉, 로봇 프로세스 자동화는 기업의 재무, 회계, 제조, 구매, 고객 관리 분야 데이터를 수집해 입력하고 비교하는 단순 반복 업무를 자동화해서 빠르고 정밀하게 수행하는 자동화 소프트웨어 프로그램. 인공지능(AI)과 결합하며 빠르게 발전하는 분야로 손꼽히고 있다. 특히 사람이 업무를 하는 것보다 비용 절감, 오류 감소, 생산성 향상 등 이점이 있어 다양한 분야로 활용 중이다.
RPA 담당자인 김상훈 님에게 이 기술에 대해 물어보니 “아! ‘알파(R-PA)’요!”라고 이름을 불렀다. CJ ENM의 RPA 솔루션 이름은 ‘알파(R-PA)’다. 사내 공모를 통해 선정된 이 이름은 그리스 문자 중 첫 번째 글자 α(알파)에서 따왔다. α는 CJ가 추구하는 1등을 상징하기도 하고, 우리에게 친숙한 ‘알파(고)’처럼 사내 구성원들에게 친숙하게 다가가겠다는 의미도 담고 있다고.
알파와 같은 RPA 기술은 AI처럼 스스로 생각하고 판단을 내릴 수 있는 기술은 아니다. 때문에 명확한 규칙이 설정돼 있는 업무에 탁월하다는 장점으로, 은행에서 사용하는 경우가 많다. 이런 특성으로 알파가 유통과 엔터테인먼트 분야인 CJ ENM에서 할 수 있는 일이 있을지 잘 떠오르지 않는다.
하지만 김상훈 님은 그것에 얽매일 필요가 없다고 말한다. 우리만의 비즈니스 업무에 맞는 부분이 있어 RPA 도입을 검토한 것이라고. 최근 CJ제일제당, CJ푸드빌 등 다양한 분야의 기업에서도 적용하는 등 그 영역은 커지고 있는 상황.
이들이 도입한 알파는 기존에 많은 인력이 투입됐던 상품과 콘텐츠 트렌드 조사 같은 단순 업무를 처리하는 데 큰 도움이 되고 있다. 특히 커머스 쪽에서는 상품 트렌드 분석에만 무려 6시간이 걸렸는데, 알파를 도입하면서 데이터를 수집하고 보고서 형태로 가공하고 유관 부서에 공유하는 작업까지 자동화되면서 업무 처리 속도가 현저하게 빨라졌다.
콘텐츠 쪽에서도 연예계 이슈, 유튜브 콘텐츠 트렌드 조사에 많은 시간을 투자하고 있었지만 알파로 인해 상품 트렌드 분석에 소요되는 시간은 4분의 1로 줄었고, 연예계 트렌드 조사에 걸리는 시간은 10분의 1 수준까지 단축됐다. 상품의 경쟁력과 질 높은 콘텐츠를 만들기 위해 방대한 양의 정보를 직접 취합하고 정리하는 데 쏟았던 시간을 트렌드 분석이나 전략을 세우는 데 집중할 수 있게 된 것. e편성운영팀에서는 알파의 도입으로 시장 트렌드를 조사 업무 시간을 연간 2,166시간 이상 절감할 수 있을 것으로 예상하고 있다.
업무 자동화, 알파에게 맡기세요.
알파의 활약상은 이들의 보람이자 업무에 대한 즐거움이다. 강으뜸 님은 자기 자식을 자랑하듯 알파의 기술력으로 이뤄낸 CJ ENM 오쇼핑부문 업무 자동화 부분을 설명했다. 기존에 방송 프로그램 실적 분석은 주로 사내 내부 시스템을 활용한 엑셀 수기작업으로 이뤄지다 보니 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 실수할 위험도 있었다. 고객 만족을 위한 VOC(Voice of Consumers: 고객의 소리) 리포팅 업무나 고객들에게 적합한 상품을 제안하는 캠페인 업무 모두 담당자가 업무 전체를 직접 처리해야 했다고.
이 세 가지 업무에 알파를 도입했더니 기존 업무의 많은 부분이 자동화돼 업무 처리가 빠르고 정확해졌다. 방송 프로그램 실적 분석 업무는 리포트를 작성하고 공유하기까지 걸리는 시간을 3분의 1로 줄일 수 있었다. 데이터의 정확성도 높아졌고, 덕분에 담당자들은 편성과 관련된 업무에 집중할 수 있게 됐다.
VOC 리포팅 업무도 담당자가 키워드만 지정하면 되는 방식으로 바뀌었다. 예를 들어 배송이라는 키워드가 부정적인 표현과 함께 30건 넘게 접수되면, 관련 내용이 담당자에게 자동으로 전송돼 배송에 문제가 생겼다는 것을 빠르게 파악하고 조사하는 식이다.
기존 고객들을 대상으로 적합한 타이밍에 상품을 제안하는 캠페인 등록 업무 또한 알파가 도입된 이후 소요 시간이 절반으로 줄었다. 고객 선정부터 내용, 제목, 상품 등을 정하는 모든 업무를 규칙에 따라 알파가 처리하면, 업무 담당자가 출근 후 바로 처리할 수 있게 됐기 때문. 기존에 수작업으로 업무를 진행했을 때 일어나는 실수로 인해 고객이 잘못된 정보를 받는 일도 사라지고, 담당자들은 타겟 분석과 같은 더 중요한 업무를 효율적으로 수행할 수 있게 됐다.
알파의 활약은 계속된다!
알파는 업무 처리 단계를 명확히 프로세스화 할 수 있어, 효율적으로 업무를 정리할 수 있는 장점이 돋보이는 기술이다. 놀라운 건 이 기술을 가져와 CJ ENM 환경에 최적화 접목을 시도한 담당자들의 노력이다. 앞서 소개한 알파의 활약상은 단 12주만에 이뤄낸 것이라고. 그만큼 전문가로서 자신의 역량을 표출한 것이라 말할 수 있다.
이런 활약을 하려면 IT 신기술, 코딩 능력 등 전문 지식과 응용력이 중요할 것 같지만, 김성훈 님은 그 보다 비즈니스에 대한 이해와 기획력이 수반 되야 한다고 강조했다. 강으뜸 님도 RPA 또한 업무 개선을 위해 도입된 것이기 때문에 비즈니스 환경에 집중해야 한다고 덧붙였다. CJ ENM 오쇼핑부문의 RPA 담당자들은 CJ ENM 내의 업무를 효율적으로 바꿔놓은 알파는 앞으로도 자동화가 필요한 모든 업무에 접목시키는 것을 목표로 하고 있다. 현재 알파는 신규 서비스로 제공되고 있지만, 향후에는 효율이 높은 주요 비즈니스를 중심으로 서비스를 확장할 전망. 그렇다면 이들의 최종 목표는 무엇일까?
사내 전체 부서에서 점진적으로 알파를 적용, 현업부서에서 전체적으로 관리 및 활용할 수 있게 되는 단계로 발전시키고 싶어요. 그때까지 열심히 노력하겠습니다.
알파가 도입된 이후 연간 5,800시간을 확보할 수 있게 된 CJ ENM 오쇼핑부문. 스마트하고 효율적인 업무를 위한 이들의 노력이 있는 한 더욱 많은 분야에서 활약하는 알파를 통해 구성원들의 행복한 업무 환경이 구축되겠죠. 업무 효율도 UP! 삶의 질도 UP! 되는 그날을 기다려본다.
